ASYSTENT PRZEDSIĘBIORCY

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie od kontrahenta zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usług.

Zazwyczaj zaliczki stosuje się, gdy zlecenie jest duże i może okazać się zbyt kosztowne w realizacji. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy pojawia się w momencie otrzymania całości lub tylko części zapłaty.

W sytuacji gdy zlecenie realizowane jest etapami faktur zaliczkowych może być kilka.

Faktur zaliczkowych nie trzeba wystawiać w każdych okolicznościach. Zaliczka w przypadku dystrybucji energii cieplnej, elektrycznej, gazu oraz usług telekomunikacyjnych a także dostawy wewnątrzwspólnotowej nie powoduje konieczności dokumentowania fakturą zaliczkową.

To jakie dane powinna zawierać faktura zaliczkowa określone jest w ustawie o VAT.

Zgodnie z art. 106f, powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) otrzymaną kwotę zapłaty;

8) kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

gdzie:

9) dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Jeśli faktura zaliczkowa nie obejmowała całej kwoty zamówienia zobowiązani jesteśmy do wystawienia faktury końcowej. Faktura końcowa jest dokumentem, który sumuje wartość wpłaconych zaliczek i powinna zawierać wykaz numerów faktur zaliczkowych. Na takim dokumencie należy pomniejszyć sumę wartości towarów lub usług o kwotę otrzymanych zaliczek.

W ustawie mamy zapis:

Art. 106f

3. Jeżeli faktura, o której mowa w ust. 1, nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura, o której mowa w zdaniu pierwszym, powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.
4. W przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur.

Podobnie jak w przypadku faktur zaliczkowych, fakturę końcową należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.