Automatyzacja procesów księgowych - czy jest się czego bać?

Technologia pełną parą wkracza w działania biur rachunkowych, przez co praca księgowych przechodzi rewolucje.

Z raportu Scanye Jakie są biura rachunkowe w Polsce? wynikaże automatyzacja procesów księgowych spędza nam sen powiek. Z jednej strony obawiamy się, że nasze czynności wykonają “roboty”, a z drugiej ponad 70% z nas rozważa automatyzację w pracy.

Przeczytaj artykuł i poznaj największe korzyści automatyzacji w księgowości.

 

Zalety automatyzacji procesów księgowych

Warto przyjrzeć się charakterystyce Twojej codziennej pracy, aby lepiej poznać plusy płynące z automatyzacji procesów księgowych.
Twoje obowiązki składają się z dwóch rodzajów czynności:
– powtarzalnych,
– wymagających specjalistycznej wiedzy.

Program zastąpi księgowych tylko w pracy powtarzalnej. Automatyzacji zostaną poddane czynności, takie jak: wprowadzanie faktur do sytemu czy wysłanie e-maili. A Ty będziesz miał więcej czasu i skupisz się w pełni na wykonywaniu zadań wymagających doświadczenia i eksperckiej wiedzy.

Jak wynika z raportu Scanye Jakie są polskie biura rachunkowe? większość biur jest otwarta na automatyzację, ale póki co z niej nie korzysta. Branża rozwija się, dzięki czemu coraz więcej księgowych zacznie stosować nowe technologie i przyspieszy powtarzalne czynności. Oznacza to również, że tradycyjne biura, które nie zautomatyzują swoich działań znikną z rynku na tle konkurencji.

Dzięki automatyzacji księgowości masz czas na bycie prawdziwym partnerem i rzetelnym doradcą dla swoich klientów.
Dzięki automatyzacji księgowości zajmujesz się:
– analizowaniem konkretnych spraw klientów,
– specjalistycznym doradztwem,
– pogłębianiem swojej wiedzy.

 

Co zyskasz, dzięki wprowadzeniu automatyzacji procesów księgowych?

  • Zwiększenie wydajności firmy

Firmy korzystające z zautomatyzowanych procesów są wydajniejsze. Przejęcie części zadań przez komputery, programy księgowe i np. DGCS synchronizację ze Scanye, odciąża od żmudnych i niewymagających specjalistycznej wiedzy obowiązków.

To z kolei sprawia, że zaoszczędzony czas przeznaczamy na przyjrzenie się bardziej wymagającym kwestiom rachunkowym, pogłębianie zawodowej wiedzy lub… czas dla siebie, którego zawsze jest mało.

Automatyzacja procesów księgowych największe znaczenie odgrywa przy wykonywaniu czasochłonnych i powtarzalnych czynności, takich jak: wprowadzanie dużej liczby faktur do systemu, księgowanie, dekretowanie.

A w przypadku biur rachunkowych dodatkowo przy procesach związanych z powtarzalną obsługą Klientów: przypominaniem klientom o przesłaniu faktur, upewnieniem się, że to już wszystkie faktury w danym miesiącu, wysyłaniem rozliczeń do klientów.

 

Dostęp do archiwum faktur 24/7

Nowoczesne programy ułatwiają prowadzenie biurowych archiwów. Archiwum w wersji wirtualnej jest wygodniejsze. Aby odszukać wybraną fakturę lub inny dokument, wystarczy, że wpiszesz odpowiednią frazę w wyszukiwarkę, a system odnajdzie fakturę. Elektroniczna forma przechowywania dokumentów prowadzi również do zwiększenia ich bezpieczeństwa oraz jest zgodna z RODO. Archiwum Scanye zsynchronizowane
z DGCS jest dodatkowo szyfrowane.

Ułatwienie dla klientów

Automatyzacja procesów księgowych niesie ze sobą również korzyści dla klientów biur rachunkowych. Dostają natychmiastowy dostęp do interesujących ich danych, mogą nadzorować proces pracy i samodzielnie przesyłać niezbędne faktury do systemu. Wpływa to na poprawę jakości stosunków pomiędzy klientami a firmą, a także na jej korzystną reputację.

Korzyści ekonomiczne

Automatyzacja księgowości pozwala na zaoszczędzenie pieniędzy, dotychczas wydawanych na:
– akcesoria biurowe,
– kserokopiarki,
– ryzy papieru, wydruki,
– przestrzeń w biurze.

Oprócz tego warto wspomnieć, że jest to działanie chroniące ekosystem.


Automatyzacja wpływa na:
– zmniejszenie zużyciu papieru przez firmę,
– ograniczenie zużycia energii.

 

 

Jakie codzienne procesy księgowe zautomatyzuje dla Ciebie DGCS synchronizacja ze Scanye?

⇒ OCR w DGCS zsynchronizowany ze Scanye to rozwiązanie 2w1, czyli odczyt + księgowanie faktur. Stworzysz również schematy księgowania, które dodatkowo ułatwią pracę.

⇒ Funkcja komentarzy do faktur automatyzuje proces komunikacji z klientem.
Jednym kliknięciem wyślesz szybkie powiadomienia, np. o konieczności dostarczenia dokumentów.

⇒ Przekazywanie faktur przez klientów jest szybsze. Zamiast wizyt w biurze rozbijających Twój dzień pracy, klient prześle skan lub zdjęcie faktury prosto z telefonu do aplikacji Scanye i automatycznie do DGCS.

⇒ Kontrola z Urzędu Skarbowego odbędzie się sprawniej dzięki pobraniu faktur klienta z archiwum,
a następnie wysyłce ich mailowo.

 

Automatyzacja procesów = pomoc dla księgowych

Jako księgowy pomagasz klientom w prowadzeniu firm. Skupiasz się na wielu czynnościach, nie kończących się tylko na dekretowaniu faktur. Masz dużo obowiązków i wielką odpowiedzialność, dlatego nie powinieneś zostawać ze swoją pracą sam.

To właśnie automatyzacja pomoże odciążyć Cię w codziennych zadaniach. Dzięki procesom Scanye pożegnasz nadgodziny, stres i brak wolnego czasu.

Automatyzacja pracy w biurze rachunkowym dzięki MójKsięgowy24.pl i DGCS System

Zastanawiasz się jak usprawnić współpracę z klientami? Chciałbyś obsłużyć ich więcej, ale boisz się, że nie dasz rady? Przeczytaj poniższe i dowiedz się jak ułatwić codzienną pracę w biurze rachunkowym.

Wymiana danych to tylko początek

Mójksięgowy24.pl to aplikacja, która pozwala  pobierać faktury wystawione przez klienta do DGCS System KPIR lub DGCS System Ryczałt. W tych programach można je księgować, rozliczać, zupełnie tak, jakby były wprowadzone ręcznie. Pobranie dokumentów automatycznie z aplikacji skraca czas ich księgowania i wymaganej obsługi przez pracownika.

Cenny dostęp do informacji

Korzystając z usług biura rachunkowego klient musi prosić pracowników o raporty potrzebne do banku, leasingu, czy chociażby do własnej informacji na temat stanu firmy. Przy połączeniu DGCS System oraz Mójksięgowy24.pl takie dane jak wyciąg z księgi czy rejestr sprzedaży/zakupu za dowolny okres klient może uzyskać jednym kliknięciem. Przedsiębiorcom zdarza się pracować o różnych porach dnia, nie zawsze w czasie funkcjonowania biura rachunkowego dostęp do informacji pozwala skorzystać z nich w dowolnym czasie i miejscu.

Do zapłaty. Zapłacone.

Biuro księgowe po oznaczeniu gotowości do zapłaty podatku, ustaleniu wysokości składki ZUS do zapłaty wprowadza te dane na portalu. Klient otrzymuje powiadomienie, że kwota jest już ostateczna i gotowa do zapłaty. W odpowiadającym mu czasie dokonuje przelewu, po jego sfinalizowaniu oznacza ten fakt w aplikacji, wtedy biuro ma potwierdzenie wykonania płatności. Informacja jest dostępna w aplikacji, może też być wysłana na e-mail.

Rozwój biura rachunkowego

Biura korzystające z automatyzacji jaką zapewnia Mójksięgowy24.pl usprawniają codzienne czynności, skracając jednocześnie czas ich trwania. Mogą korzystać także z innych udogodnień, jak przesyłanie skanów kosztów, czy prezentowanie swojej strony www. Obsługa przy pomocy aplikacji podnosi znacząco status biura i wpływa na standard obsługi klienta.

Masz to jak w banku      

Rozumiejąc jak ważne są dane klientów, szczególnie te powierzone biuru rachunkowemu dbamy o bezpieczeństwo portalu, stosując zabezpieczenia analogiczne do systemów bankowych. Dzięki temu obsługa klienta i wszystkie wymienione informacje są strzeżone i szyfrowane.

Na dodatkowe pytania odpowiada Obsługa Mójksięgowy24.pl: 62 734-76-40

Asystent Przedsiębiorcy
tel. 62 734-76-40
e-mail: info@asystentprzedsiebiorcy.pl